PROCEDIMIENTO DE GESTIÓN DE LAS INFORMACIONES O DENUNCIAS DE ACUERDO A LA LEY 2/2023 DE 20 DE FEBRERO DE PROTECCIÓN DEL DENUNCIANTE


En nuestra entidad, nos comprometemos con la transparencia, la ética y la integridad en todas nuestras actividades. Reconocemos la importancia de contar con un eficaz Procedimiento de Gestión de Denuncias para garantizar que cualquier irregularidad, violación ética o conducta inapropiada pueda ser reportada y abordada de manera adecuada.

Nuestro    Procedimiento    de    Gestión    de    Denuncias    consta    de    diez    pasos fundamentales que describimos a continuación. Estos pasos están diseñados para asegurar una recepción adecuada de las denuncias, una investigación exhaustiva, la toma de medidas correctivas  preventivas, y la documentación adecuada de todo el proceso.


1) VISIBILIDAD DEL CÓDIGO ÉTICO Y CANAL DE DENUNCIAS

Como parte de nuestra responsabilidad, aseguramos que nuestro Código Ético y nuestro Canal de denuncias sean accesibles y visibles para todos. Proporcionamos información clara sobre el propósito y el funcionamiento de nuestro Canal de denuncias, así como el proceso que se sigue. Esta información está disponible de manera   clara   y   fácilmente   accesible   para   todos   los   miembros   de   nuestra organización.

El Canal de denuncias de nuestra entidad, podrá ser gestionado tanto internamente como a través de un tercero externo.

En el Canal de denuncias de nuestra entidad, se podrán tramitar todas aquellas denuncias que consideren conveniente presentar, tanto  las  internas,  por  parte  de  empleados de laorganización, como externas por parte de clientes, proveedores u otros relacionados con la entidad.

Campos del formulario de denuncia: (art. 2 L 2/23) (8.2 ISO 37002) Nuestro formulario de denuncia contiene los siguientes campos para recopilar la información necesaria:

●      Datos del denunciante o la posibilidad de realizar la denuncia de forma anónima.
●     Relación  del  denunciante  con  nuestra entidad (laboral, proveedor, cliente, etc.).
●     Lugar y fecha en que ocurrieron los hechos denunciados.
●     Posible tipificación de los hechos denunciados.
●     Personas implicadas en los hechos.
●     Otros afectados o participantes relevantes.
●     Área de negocio afectada.
●     Fuente de conocimiento del problema. Dejamos un campo libre para otros datos relevantes.
●      Opción para adjuntar ficheros.


Además de los pasos mencionados anteriormente, es importante tener en cuenta lo siguiente:

●    Los usuarios de nuestro Canal de denuncias deben aceptar los términos y condiciones de uso.
●    Informamos a los denunciantes sobre sus derechos y también sobre los riesgos de realizar denuncias falsas.

Siguiendo  este  procedimiento,  buscamos  promover  un  entorno  seguro  y  ético dentro del ámbito de nuestra entidad, fomentando la confianza y la transparencia en la gestión de las informaciones o denuncias. En nuestra entidad, nos comprometemos a investigar todas las informaciones o denuncias recibidas de manera imparcial y confidencial. Aseguramos que se tomarán las medidas apropiadas para abordar cada caso de acuerdo con nuestro Código Ético y los procedimientos establecidos.

Además, nos comprometemos a informar a los denunciantes sobre el progreso de la  investigación, siempre que sea posible sin comprometer la confidencialidad o la integridad de la misma. Realizaremos todas aquellas medidas necesarias para proteger a los denunciantes de cualquier represalia o consecuencia negativa como resultado de su denuncia, siempre y cuando se haya realizado de buena fe y sin malicia.

Desde nuestra entidad, valoramos la veracidad y la honestidad en todas las informaciones o denuncias recibidas. Por lo tanto, nos reservamos el derecho de tomar acciones adecuadas en caso de que se detecten denuncias falsas o maliciosas, y se informará a los denunciantes sobre los riesgos asociados con tales comportamientos.


2) RECEPCIÓN LA DENUNCIA. ESCRITA O VERBAL

La Ley se refiere a las denuncias como información o comunicación y permite tanto la presentación escrita como la verbal (art. 7 L 2/23) (7.4 ISO 37002).

La denuncia puede ser anónima, lo que significa que el denunciante puede optar por mantener su identidad en el anonimato. Además, también ofrecemos la opción de presentar la denuncia de forma identificada, a solicitud del informante. En este caso, el informante puede presentar la denuncia mediante una reunión presencial, dentro del plazo máximo de 7 días (art. 7.2 L 2/23).

En nuestra entidad,  nos  comprometemos  a garantizar que todas las denuncias, ya sean escritas o verbales, sean recibidas de manera adecuada y que se siga un proceso justo y confidencial para su tratamiento.


Nuestro  objetivo  es  proporcionar  un  entorno  seguro  y  confiable  para  que  los  denunciantes   se   sientan   seguros   al   presentar   sus   preocupaciones   y   quejas. Respetaremos la decisión del denunciante en cuanto a mantener su identidad en el anonimato o revelar su información personal durante el proceso de denuncia.

3) GENERAR UN NÚMERO DE REGISTRO Y APLICAR MEDIDAS DE CONFIDENCIALIDAD

En nuestra entidad, una vez que recibimos una denuncia, procedemos a asignarle un número de registro único. Esta medida nos permite llevar un seguimiento adecuado de cada caso y garantizar su adecuada gestión (art. 26.1 L 2/23).

Además, aplicamos rigurosas medidas de confidencialidad, protección de datos y seguridad  de  la  información  en  el  manejo  de  todas  las  denuncias  recibidas. Cumplimos  con  las  disposiciones  establecidas  en  los  artículos 4  a  9  y  29  y siguientes de la Ley (L 2/23), con el objetivo de salvaguardar la privacidad y la integridad de la información proporcionada.

Nuestra organización se compromete a mantener la confidencialidad de los datos personales   de   los   denunciantes,   así   como   de   cualquier   información   sensible relacionada con la denuncia. Implementamos medidas de seguridad técnicas y
organizativas para prevenir el acceso no autorizado, la divulgación o la alteración de dicha información.

Garantizamos que solo el personal autorizado y directamente involucrado en el proceso de gestión de las denuncias tiene acceso a los datos relevantes.


4) GENERAR ACUSE DE RECIBO DE LA DENUNCIA: PLAZO DE 7 DÍAS

En nuestra entidad,  nos  comprometemos  a proporcionar un acuse de recibo a los denunciantes dentro de un plazo máximo de 7 días, tal como lo establece el artículo 9.2.c) de la Ley (L 2/23).

●      En el caso de denuncias anónimas, ofrecemos la opción de generar un acuse de recibo a través de nuestro sitio web. El denunciante puede acceder a un formulario en línea donde se le solicitará proporcionar el número de registro
asignado y una copia de los campos rellenados. Una vez completados estos datos, se generará un documento descargable en formato PDF, que servirá como acuse de recibo.
●      Para    las    denuncias    nominativas,    además    del    sistema    mencionado anteriormente, también ofrecemos la opción de enviar un correo electrónico como acuse de recibo. Este correo electrónico puede incluir información
adicional sobre el proceso de gestión de la denuncia y los pasos a seguir.

Nuestro objetivo es asegurar que los denunciantes reciban una confirmación clara y documentada de que su denuncia ha sido recibida y está en proceso de revisión. Proporcionar un acuse de recibo dentro del plazo establecido es una forma de brindar tranquilidad y transparencia en el manejo de las denuncias.


5) ANÁLISIS INICIAL DE LA DENUNCIA

En nuestra entidad analizaremos cada denuncia recibida, de acuerdo con lo establecido en el artículo 9.2.j) y e) de la Ley (L 2/23) y la norma ISO 37002 (8.4).

●    Durante esta etapa, llevamos a cabo una evaluación inicial para determinar  si la denuncia está fundamentada o si existen sospechas de que pueda implicar una conducta delictiva y/o causar daños que requieran acciones
inmediatas para proteger al denunciante, a terceros o a nuestra propia organización.
●    En algunos casos, podemos establecer comunicación con el denunciante para  solicitar información adicional y obtener una comprensión más completa de los hechos denunciados. Esto nos ayuda a realizar una evaluación más precisa y tomar las medidas adecuadas.
●    En  situaciones  en  las  que  se  identifiquen  indicios  de  que  los  hechos       denunciados   podrían    constituir   un   delito,   procedemos   a   remitir   la información de manera inmediata al Ministerio Fiscal. En caso de que los hechos afecten a los intereses financieros de la Unión Europea, también se realizará una remisión a la Fiscalía Europea.


Nuestro objetivo en esta etapa inicial es garantizar una evaluación cuidadosa de cada denuncia y tomar las medidas necesarias para proteger los intereses de todas las  partes  involucradas.  La  transparencia  y  la  diligencia  en  el  análisis  de  las
denuncias son fundamentales para asegurar la integridad de nuestro proceso de gestión.


6) INVESTIGACIÓN INTERNA

En nuestra entidad  llevaremos  a  cabo  una investigación interna en respuesta a las denuncias recibidas, siguiendo las pautas establecidas en la norma ISO 37002 (8.4.1).

Durante esta etapa, nos comprometemos a proteger la información relacionada con la denuncia y a garantizar la custodia adecuada de los documentos relevantes. Implementamos   medidas   de   seguridad   para   salvaguardar   la   integridad   y confidencialidad de la información recopilada durante la investigación.

Es  importante  destacar  que  nuestra  investigación  interna  no  interfiere  en  las investigaciones policiales o judiciales que puedan estar en curso. En caso de que los hechos denunciados involucren una infracción que requiera la intervención de las autoridades     competentes,     cooperamos    plenamente    con    las    autoridades correspondientes y proporcionamos la información necesaria para respaldar sus investigaciones.


Cabe mencionar que la naturaleza y el alcance de la investigación interna pueden variar dependiendo del tipo de infracción denunciada y los indicios disponibles.
Nuestro objetivo es realizar una investigación imparcial, objetiva y exhaustiva para llegar a conclusiones justas y tomar las acciones apropiadas en función de los hallazgos.


7) DETERMINAR SI EXISTE UNA POSIBLE INFRACCIÓN

Una vez llevada a cabo la investigación interna determinamos si se ha detectado una infracción en base a los hechos y pruebas recopilados. Este paso es crucial para tomar las medidas adecuadas y garantizar la integridad y cumplimiento de nuestras políticas y código ético.

En el caso de que se detecte una infracción, tomamos las siguientes medidas:

●      Resolución de la infracción: Adoptamos acciones para resolver la situación y garantizar que no se repita en el futuro. Estas acciones pueden incluir la implementación   de   controles   adicionales,   la   revisión   de   políticas   y procedimientos, y la realización de capacitaciones para mejorar la conducta y el cumplimiento ético.
●      Sanciones internas: En consonancia con nuestras políticas y código ético, imponemos   sanciones   internas   apropiadas   a   los   responsables   de   la infracción. Estas sanciones pueden variar en gravedad según la naturaleza de la infracción y pueden incluir medidas disciplinarias, suspensión o incluso terminación del vínculo laboral.
●      Monitoreo de investigaciones judiciales/policiales: Si los hechos denunciados también están siendo investigados por autoridades judiciales o policiales, cooperamos    plenamente    y    monitoreamos    los    resultados    de    dichas investigaciones.  Esto  nos  permite  evaluar  cualquier  impacto  adicional  y tomar las medidas correspondientes en consonancia con la ley.

Además, en caso de que la denuncia haya sido fundamentada y haya contribuido a la detección y resolución de la infracción (8.4.1 ISO 37002), es posible reconocer y agradecer al denunciante por su colaboración en la mejora de nuestros procesos
internos.

Por otro lado, si no se detecta ninguna infracción durante la investigación interna, continuamos protegiendo la información y custodiando los documentos relevantes. En este caso, no interferimos en las investigaciones policiales o judiciales que puedan estar en curso, si las hubiera.


8) RESPUESTA AL DENUNCIANTE

En nuestra entidad nos  comprometemos  a proporcionar una respuesta oportuna a las actuaciones de investigación realizadas en  el  marco  del  procedimiento  de  gestión  de  denuncias.  De  acuerdo  con  la legislación vigente (art. 9.2.d) L 2/23), el plazo máximo para dar respuesta no puede exceder los 3 meses.

Dentro de este plazo, evaluamos los resultados de la investigación y elaboramos una respuesta adecuada a la denuncia presentada. La respuesta puede incluir medidas    correctivas,    acciones    disciplinarias,    implementación    de    controles adicionales,  actualización  de  políticas  o  cualquier  otra  acción  necesaria  para resolver la situación y prevenir futuras infracciones.

Es importante destacar que, en casos de especial complejidad que requieran más tiempo para una investigación exhaustiva, es posible que se extienda el plazo hasta
un máximo de 3 meses adicionales. Sin embargo, nos esforzamos por manejar los casos de manera eficiente y brindar respuestas en el menor tiempo posible.

Una vez que se ha proporcionado la respuesta correspondiente, el procedimiento de gestión de la denuncia puede concluir, siempre y cuando se hayan tomado las
medidas necesarias para abordar la situación y se hayan cumplido los plazos establecidos.


9) SUPRESIÓN DE DATOS

En nuestra entidad nos adherimos estrictamente a  las obligaciones de supresión de datos establecidas en el artículo 32.3 de la Ley 2/23.  Según  esta  disposición,  en  los  casos  en  los  que  no  se  hayan  iniciado actuaciones de investigación dentro de un plazo de 3 meses desde la recepción de la comunicación, procedemos a la supresión de los datos personales de la denuncia, a menos que exista una finalidad legítima de conservación para evidenciar el funcionamiento del sistema (art. 32.4 de la Ley 2/23).

A continuación, presentamos los diferentes supuestos relacionados con la supresión de datos en el marco del procedimiento de gestión de denuncias:

a) No ha sido necesario tomar medidas: En algunos casos, después de un análisis   inicial,   determinamos   que   no   es   necesario   tomar   medidas adicionales.  En  estos  casos,  procedemos  a  la  supresión  de  los  datos personales   de   la   denuncia,   garantizando   así   el   cumplimiento   de   las normativas de protección de datos.

b) No se desprende la necesidad de iniciar una investigación: Si los hechos denunciados no revelan indicios suficientes que justifiquen una investigación más profunda, procedemos a la supresión de los datos personales de la
denuncia.

c) Derivación  a  otro  procedimiento:  En  situaciones  en  las  que  los  hechos denunciados están relacionados con un procedimiento judicial o policial en curso, nos limitamos a colaborar con las autoridades competentes y, en consecuencia, procedemos a la supresión de los datos personales de la denuncia.

d) Conclusión de la investigación: Una vez finalizada la investigación interna, independientemente de si se ha detectado una infracción o no, se evalúa la necesidad de conservar los datos personales en cumplimiento de la finalidad de evidenciar el funcionamiento del sistema. En caso de que no exista tal finalidad, procedemos a la supresión de los datos personales de la denuncia.

e) Además, es posible que en el proceso de supresión de datos se incluyan  hallazgos relevantes, las medidas adoptadas en respuesta a la denuncia, las lecciones aprendidas o cualquier otra información pertinente que  pueda contribuir al seguimiento y mejora continua del procedimiento.


10)      DOCUMENTAR LIBRO DE REGISTRO 
 
En nuestra entidad reconocemos la importancia de documentar de manera adecuada todas las etapas del procedimiento de gestión de denuncias,   incluyendo   la   información   recibida   y   las   investigaciones   internas realizadas.  Esto  nos  permite  garantizar  el  cumplimiento  de  los  requisitos  de confidencialidad establecidos por la legislación vigente (art. 26 de la Ley 2/23). 
 
Documentación que puede incluirse en el libro de registro: 

●      Fecha de conclusión del expediente: Registramos la fecha en la que se finaliza el proceso de gestión de la denuncia, indicando el día en que se toma la decisión final o se adoptan las medidas correspondientes. 
●     Quién aprueba la conclusión: Documentamos el nombre o el cargo de la persona responsable que aprueba la conclusión del expediente, asegurando la trazabilidad y la transparencia en el proceso. 
●      Medidas adoptadas: Detallamos las medidas concretas que se han tomado como resultado de la investigación o en respuesta a la denuncia presentada. Esto  puede  incluir  acciones  correctivas,  sanciones  internas,  cambios  en políticas o procedimientos, capacitación adicional, entre otras medidas. 
●      Evidencias  relevantes: Registramos  cualquier evidencia o documentación relevante que respalde las conclusiones y las decisiones tomadas durante el proceso de gestión de la denuncia. Esto puede incluir documentos, correos electrónicos, registros de comunicaciones, testimonios u otros elementos que respalden las actuaciones realizadas. 

La documentación precisa y detallada en el libro de registro nos permite tener un registro completo y confiable de todas las denuncias recibidas y las investigaciones realizadas. Esto no solo garantiza el cumplimiento de los requisitos legales de confidencialidad, sino  que también  facilita la revisión y  el seguimiento de las acciones    tomadas,    así    como    el    aprendizaje    organizacional    para    mejorar continuamente nuestro sistema de gestión de denuncias. 

Sin perjuicio de lo establecido en el RGPD, en relación la información recibida en este CANAL ÉTICO, se informa que se observa estrictamente el cumplimiento de protección de datos establecido en el art. 32 de la Ley 2/2023: